職務要約
総支配人秘書は総支配人の指示に従い、最高水準で以下の業務を遂行する責任があります。


業務内容
• ゼネラル マネージャーの予定や会議を手配し、カレンダーや日記に記録し、ゼネラル マネージャーが各予定について適切な文書を持っていることを確認します。
• 部門長会議、執行委員会会議、その他の会議に要請があれば出席し、出席した会議の議事録を作成します。
• ゼネラル マネージャーに代わって、またはゼネラル マネージャーが不在の場合は訪問者やゲストを受け入れ、質問や懸念に回答し、解決策を実行します。
• 要請があれば、VIP ゲストやスタッフの部屋やレストランの予約を手配します。
• ゼネラル マネージャーのスケジュールを手配および調整し、適時に通知します。
• サービス品質の向上に使用するゲスト データの収集においてゼネラル マネージャーを支援します。
• 仕事の優先順位を評価し、可能な限り、ゼネラル マネージャーの優先順位の整理を支援します。
• 必要に応じて、エグゼクティブ オフィスで電話に応答します。 • オーナーの報告書、感謝状、苦情の手紙、その他のビジネス文書など、ホテル関連の公式文書の処理においてゼネラルマネージャーを支援します。
• 必要に応じてすべてのビジネス文書をファイルして記録します。
• 各部門から提出された文書を確認し、スタンプを使用した場合は記録します。
• 口頭および書面による翻訳を支援します。
• すべての事項について常に厳重な機密性を維持します。
• 組織に関する基本的な全般的な知識を示します。
• 他のセクションや部門の責任を理解し、それらに協力します。
• ホテルのセキュリティおよび緊急時のポリシーと手順を遵守します。
• 常にプロフェッショナルな態度と行動を示します。
• ファイル、レポート、手紙、覚書、その他の関連するビジネス文書を準備して維持します。
• すべての報告およびサービスの期限が適時に守られるようにします。
• 関連する問題を迅速に処理するための正確な追跡システムを維持します。
• 事務用品を注文して維持します。
• チームメンバーのハンドブック、ホテルのポリシーと手順、ホテルの行動規範を遵守します。
• ホテルの基準に沿った個人的なプレゼンテーションを維持します。 • 経営陣は、必要に応じて、雇用期間中いつでもこの職務内容を変更/拡張する権利を留保します。
• 割り当てられたその他の合理的な義務と責任を遂行します。

上記は主な業務の要約であり、ご経験に応じて活躍いただける幅も広がります。

応募資格（必須）
①次のいずれかの経験をお持ちの方
• 大学の学位以上を取得していること。
• 最低 3 ～ 5 年の関連経験があること。
• 機転が利き、創造的で、柔軟性を維持できること。
• 卓越したゲスト エクスペリエンスを提供することに熱意があること。
• 独立して、またチームで作業できること。
• 自分の行動と決定に責任を持つこと。
• 緊急性と規律を持って業務を遂行できること。
• ビジネスニーズを満たすために、英語に堪能であること。
• Microsoft Office に精通していること。
• 基本的な翻訳ができること。

応募資格（歓迎）
•ホスピタリティ業界またはB2C（一般顧客向けビジネス）企業での勤務経験（例：ホテル、航空会社、飲食、サービス業、リテール）

求める人物像
•ヒルトンのミッションおよびバリューへの共感
•ホスピタリティ業界への興味（業界への関心および働く人々への共感）
•ビジネスニーズの変化に応じた組織作りに貢献し、人と組織の成長に尽力することに喜びを見いだせる方

職場の魅力
•多様性：国籍、年齢、性別、生活スタイルなどに関係なく、国際的で様々な人が働く職場です。地元が好きで長く働きたい、将来を見据えてキャリアアップしたい…など様々な人が働きやすい職場を心掛けています。
•業界をリードする福利厚生や制度（ヒルトン・グループ共通）：一例として次のような仕組みを準備しています。
Go Hilton従業員割引制度：従業員とその家族や友人が、特別価格で宿泊およびレストラン利用が可能
団体長期障害所得補償保険（GLTD）：万が一就業できない状態になった時も、給与の一定額が保証され従業員の生活を支援（適用条件あり）
確定拠出年金制度：会社が掛金を拠出し、将来に備えた蓄えや資産運用をサポートする仕組み
•キャリア支援：国内外のヒルトングループ全体で社内公募制度があり、これを活用して様々なポジションに挑戦できます。

京都駅より 徒歩で 5分